Личное дело: особенности оформление документа в РФ

В Российской Федерации личное дело является важным аспектом управления персональными данными сотрудников организаций. В данной статье рассмотрим ключевые аспекты оформления личного дела в России, которые необходимо учитывать для соблюдения нормативных требований.

Оглавление

1 Как оформить личное дело

2 Необходимые документы

3 Сроки рассмотрения и срок действия

4 Что входит в стоимость оформления личного дела

5 Какое фото требуется на личное дело

6 Оформите личное дело быстрее с помощью Smartphone iD

7 Продолжай читат

Как оформить личное дело

Личное дело – это специально оформленная папка, которая нужна для систематизации и сохранения разных личных документов на работе. Для оформления личного дела необходимо следовать определенным шагам, чтобы обеспечить его полноту и удобство использования:

Стоит подготовить папку или файл, который будет служить основным носителем информации.
Нужно оформить папку согласно требованиям. Критерии, по которым необходимо сформировать папку, устанавливаются каждой организацией отдельно. Параметры закрепляют в специальном внутреннем нормативном акте. Обычно это титулка с фото и общей информацией о работнике, а также личные и рабочие документы внутри.
Затем следует собрать все необходимые документы и сложить их в личное дело.
Наконец, необходимо обновлять личное дело регулярно, добавляя новые документы и убирая устаревшие, чтобы оно всегда отражало актуальную информацию о карьере и профессиональном развитии.

Обратите внимание: сотрудникам, которые устроились официально или подписали трудовой договор, обязательно нужно оформлять личное дело по месту работы. Если у вас подписан договор гражданско-правового характера с организацией, она не должна заводить на вас личное дело.

Необходимые документы

Для создания полного личного дела необходимо собрать ряд основных документов. Они могут варьироваться в зависимости от организации, но обычно включают:

Распечатанное фото: На титульный лист каждого личного дела для идентификации сотрудника клеят фото 90×120 мм.
Трудовой контракт: Основной документ, закрепляющий условия трудоустройства, должен содержать информацию о должности, заработной плате, графике работы и другие важные условия. Имеет сопутствующие документы.
Данные о медицинских справках и результатах медосмотра: Особенно важны для должностей, связанных с особыми условиями труда. Также являются необходимыми для работников сферы обслуживания и пищевой промышленности.
Отзывы и рекомендации: Письменные отзывы предыдущих работодателей или рекомендации, которые подтверждают профессиональные навыки и качества работника.
Должностная инструкция: Документ, в котором описаны обязанности работника на своем месте.
Различные заявления, написанные сотрудником: Например, заявления на отпуск работника, заявления на изменение условий труда и другие внутренние документы, относящиеся к работе.
Копии некоторых приказов: Сюда относятся письменные приказы, где в личном составе упоминается ФИО работника.

О возможности хранить копии паспорта, свидетельств о рождении ребенка, заключении/расторжении брака и перемене в ФИО спорят многие эксперты в сфере документообмена. В любом случае, при использовании этих данных нужно подписать с работником разрешение на получение и обработку личных персональных данных.

Сроки рассмотрения и срок действия

Кадровый отдел заводит личное дело сразу после того, как вступит в силу приказ о приеме сотрудника на работу. Личное дело ведут всю карьеру работника в этой организации.

В случае увольнение, дело закрывается и передается в архив компании. В хранилище компании эта папка обязательно сохраняется 50 лет. После папку имеют право уничтожить.

Что входит в стоимость оформления личного дела

Обычно стоимость оформления личного дела полностью покрывается организацией, а не сотрудником. Организация берет на себя все затраты, связанные с подготовкой и хранением документации. Это включает в себя расходы на покупку папок, файлов, печать документов, а также на поддержание электронных систем учета и хранения информации, если таковые используются.

От сотрудника часто требуется только предоставление фотографии для включения в его личное дело. В остальном все остальные расходы и затраты на оформление и ведение личного дела несет работодатель.

Какое фото требуется на личное дело

Фотография, необходимая для личного дела, должна соответствовать определенным требованиям. Обычно это:

Размер: 9 на 12 см. Некоторые организации могут запрашивать 4 на 6 см .
Формат: Цветная фотография.
Фон: Белый или светло-серый
Поза и лицо: Лицо должно быть четко видимым и ничем не закрыватся (например, волосами). Рекомендуется поза анфас и нейтральное выражение лица.
Очки: Вы можете быть на фото в очках с прозрачными линзами без бликов. Солнцезащитные очки на фото запрещены.
Головные уборы: На фото разрешены только религиозные головные уборы (при условии, что они не закрывают лицо).
Украшения: Запрещены массивные украшения и аксессуары.
Одежда: Предпочтительно официальная деловая одежда.
Качество: Фотография должна быть четкой, без размытий или искажений.

Оформите личное дело быстрее с помощью Smartphone iD

С помощью приложения Smartphone iD оформление личного дела становится проще и быстрее. Наше мобильное приложение предоставляет возможность сделать фото на документы, которое соответствует всем требованиям, необходимым для личного дела.

Благодаря встроенной усовершенствованной нейросети и экспертам по вопросам биометрии, приложение гарантирует качество и соответствие фотографии всем необходимым стандартам за небольшие деньги.

После съемки и проверки фотографии вы можете получить её на свою электронную почту. Это позволяет сохранить удобство и гибкость в выборе способа использования фотографии. Вы можете распечатать фото самостоятельно или воспользоваться услугой заказа распечатки непосредственно в приложении.

Благодаря Smartphone iD вы экономите время и финансы, получая качественное фото на документы без лишних хлопот.